Wstęp
Od 15 lat ManualMaster, wiodąca holenderska firma specjalizująca się w rozwiązaniach do zarządzania dokumentami, jest naszym cenionym klientem i zaufanym partnerem w innowacji. Jako pionierzy w tej dziedzinie, ManualMaster wykorzystał nasze nowoczesne rozwiązania, aby zrewolucjonizować swoją ofertę w kategorii organizacji dokumentów, współpracy między działami jak również kontroli jakość w szkoleniach. Poniższe case study prezentuje naszą współprace nad oprogramowaniem do zarządzania dokumentami.
Wyzwanie
Wraz z rosnącą liczbą umów, raportów i certyfikatów utrzymanie spójności terminologii w dokumentach staje się niezwykle istotne. Zmiany w standardowych elementach danych, takich jak definicje, nazwy, adresy czy linki internetowe, wymagają aktualizacji licznych plików, co może prowadzić do potencjalnych błędów. Proces zarządzania dokumentami utworzonymi w różnych formatach może być pracochłonny i podatny na niedopatrzenia. Dlatego nasz klient wpadł na pomysł, aby zautomatyzować zarządzanie zmiennymi i zintegrować je z dokumentami, jednocześnie zachowując spójność w czasie rzeczywistym.
Rozwiązanie
Nasz zespół zaproponował kompleksowe rozwiązanie, wykorzystując niestandardowe wtyczki do Worda, Excela i Visio, umożliwiając użytkownikom wbudowanie dynamicznych obiektów zmiennych bezpośrednio do dokumentów. Te wtyczki umożliwiły bezproblemową integrację zmiennych z treścią dokumentu, zapewniając dokładność i spójność. Dodatkowo, rozwiązanie zostało rozszerzone na dokumenty oparte na przeglądarce internetowej, umożliwiając użytkownikom dostęp do najnowszych zmiennych podczas przeglądania treści online.
Główne funkcje
1. Niestandardowe wtyczki: Opracowaliśmy wtyczki do Worda, Excela i Visio, które umożliwiają użytkownikom łatwe dodawanie dynamicznych obiektów zmiennych.
2. System zarządzania zmiennymi: Wdrożyliśmy scentralizowany system do zarządzania danymi, umożliwiając administratorom tworzenie, modyfikowanie i archiwizowanie zmiennych według potrzeb.
3. Sprawdzanie spójności w czasie rzeczywistym: Automatyczne wykrywanie niespójności w dokumentach przy aktualizacji zmiennych, co daje użytkownikom możliwość automatycznego lub ręcznego ich rozwiązania.
4. Integracja z przeglądarką: Zintegrowaliśmy rozwiązanie z przeglądarkami internetowymi, umożliwiając wyświetlanie aktualizowanych zmiennych w czasie rzeczywistym podczas czytania dokumentów online.
Wdrożenie
Nasz zespół ściśle współpracował z klientem, aby zrozumieć konkretne wymagania i procesy pracy użytkowników. Przeprowadziliśmy dokładne testy, aby zapewnić bezproblemową integrację wtyczek z istniejącymi środowiskami oprogramowania i kompatybilność z różnymi formatami dokumentów.
Wyniki
Efektem było stworzenie oprogramowania do zarządzania dokumentami ManualMaster. Oprogramowanie przyniosło liczne korzyści, w tym eliminację ręcznych aktualizacji i związanych z nimi błędów, zwiększoną spójność i dokładność terminologii we wszystkich dokumentach, poprawę widoczności i dostępności zmiennych oraz usprawnienie współpracy między zespołami. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania dokumentami ManualMaster użytkownicy mogą pewnie pracować z najnowszą wersją zmiennych, oszczędzając czas i zasoby, jednocześnie zapewniając jednolitość we wszystkich dokumentach.
