Einführung

Seit mehr als 15 Jahren ist ManualMaster, ein führendes niederländisches Unternehmen, das sich auf Lösungen für das Dokumentenmanagement spezialisiert hat, unser geschätzter Kunde und ein zuverlässiger Innovationspartner. Als Pionier auf diesem Gebiet hat ManualMaster unsere hochmodernen Lösungen eingesetzt, um seine Prozesse für die Organisation von Dokumenten, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und das Qualitätsmanagement zu revolutionieren. Die folgende Fallstudie zeigt unsere Zusammenarbeit im Bereich der Dokumentenmanagement-Software.

Herausforderung

Angesichts der zunehmenden Zahl von Verträgen, Berichten und Bescheinigungen ist die Wahrung der Konsistenz zwischen den Dokumenten äußerst wichtig. Änderungen an variablen Elementen wie Definitionen, Namen, Adressen oder Weblinks erfordern Aktualisierungen in zahlreichen Dateien, was zu potenziellen Fehlern führen kann, und die Verwaltung von Dokumenten, die in unterschiedlichen Formaten erstellt wurden, kann arbeitsintensiv und anfällig für Fehler sein. Aus diesem Grund kam unser Kunde auf die Idee, die Revisionen zu automatisieren und Änderungen in die Dokumente zu integrieren, wobei die Konsistenz in Echtzeit gewahrt bleibt.

Lösung

Unser Team schlug eine umfassende Lösung vor, bei der benutzerdefinierte Plugins für Word, Excel und Visio zum Einsatz kommen, mit denen die Benutzer dynamische variable Elemente direkt in ihre Dokumente einbetten können. Diese Plugins erleichtern die nahtlose Integration von Variablen in den Inhalt des Dokuments und gewährleisten Genauigkeit und Konsistenz. Darüber hinaus wurde die Lösung auf Webbrowser-basierte Dokumente ausgeweitet, so dass die Benutzer beim Anzeigen von Online-Inhalten auf die neuesten Versionen zugreifen können.

Wesentliche Merkmale

1. Benutzerdefinierte Plugins: Entwicklung von Plugins für Word, Excel und Visio, mit denen Benutzer mühelos dynamische variable Objekte in ihre Dokumente einfügen können.
2. System zur Verwaltung von Variablen: Implementierung eines zentralisierten Systems zur Verwaltung von Daten, das es den Administratoren ermöglicht, Variablen nach Bedarf zu erstellen, zu ändern und zu archivieren.
3. Konsistenzprüfungen in Echtzeit: Ermöglicht die automatische Erkennung von Dokumenteninkonsistenzen bei der Aktualisierung von Variablen und bietet den Benutzern Optionen zur automatischen oder manuellen Lösung.
4. Browser-Integration: Integration der Lösung in Webbrowser, um beim Lesen von Online-Dokumenten aktualisierte Variablen in Echtzeit anzuzeigen.

Umsetzung

Unser Team arbeitete eng mit dem Kunden zusammen, um die spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe der Benutzer zu verstehen. Wir führten gründliche Tests durch, um die nahtlose Integration der Plugins in bestehende Softwareumgebungen und die Kompatibilität mit verschiedenen Dokumentenformaten sicherzustellen.

Ergebnisse

Das Ergebnis war die Entwicklung der Dokumentenmanagement-Software ManualMaster. Die Software brachte zahlreiche Vorteile mit sich, darunter die Abschaffung manueller Aktualisierungen und damit verbundener Fehler, verbesserte Konsistenz und Genauigkeit der Terminologie in allen Dokumenten, verbesserte Sichtbarkeit und Zugänglichkeit der Daten sowie eine optimierte Zusammenarbeit zwischen den Teams. Mit dem ManualMaster Dokumentenmanagement können die Benutzer sicher mit der neuesten Version von Variablen arbeiten, Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig die Einheitlichkeit aller Dokumente sicherstellen.